期限を意識しない仕事をしましょ

えっ??普通は期限や納期を意識した仕事をしろと言われるんですが…
タイトルを見て、そう思われそうな気がしますが、なぜなのかは後述しますね。

さて。
今日は会議が重なりました。

会議が連続して、それが違う分野同士だと時間が重なること。

一般的な管理職の皆様にとっては当たり前でしょう。

よく偉い人のごあいさつで、
「このあと公務があるため、これにて失礼します。」
と、会議の冒頭だけ出席して離席する姿を目にします。

よくわかります。
その気持ち。

保健分野、医療分野、今日はたまたま、それらの会議が一部、時間的に重なり合ってしまい。
しかしながら、会議のコーディネーターだから欠席=会議不成立になってしまう。

無理やりでしたが、スタッフさんにもご協力いただき、無事にこなせました。
そんなことが今年に入ってから何度も発生するから、もう慣れました。

どうして慣れることができたのか。
振り返って分析してみると、大切なのは…

期限を意識しない準備。

期限(会議の直前)に仕事・準備をしようとするから、慌てるのです。
会議をやることが分かった日に準備を始めてしまい、そのまま8割くらいまで仕上げておく。
(この時点では期限を意識していない)

残りの1割(新鮮な情報が必要な準備部分)を1週間前。

残りの1割を前日もしくは直前に。

自己流ではありますが、案外うまくいく方法です。
デメリットとしては、同時並行させる仕事が増えることが挙げられます。
それはToDoリストを使って、いったん脳みそから放り出す作業で解決。

大至急とか緊急という仕事が直前の準備中に入ってきても、
9割完成していればなんとかなるものです。
仕事を冗長化できます。

「大至急の仕事が入ってしまったので、準備が間に合いませんでした。」

という言い訳をしなくていいのが、一番のメリット。

会議の場合は、会議のスタート時が期限になりますが、仕事にはいろんな期限があります。
書類の提出期限、調査の回答期限…数え切れないほど。

実は、会議の準備のみならず、それらのいずれについても当てはまります。

 

また、早い段階で仕事に目途がつけられるので、脳内メモリを開放できる=忘れていることができるメリットもあります。
うっかり忘れていて期限を超過する…なんてことも防げます。

あー、あの仕事、やらなきゃなぁ~って期限まで頭の中にこびりついているのは精神的損でしかありません。他の仕事にも影響が出ます。

 

期限の日に仕事をしていませんか?
期限を設定されたら期限の日にやるものだと、無意識のうちに考えて仕事をしている人を目にします。

まるで、夏休みの宿題を最終日にやるように…。

それは、ストレスの元です。
ストレスにならないひとは、期限は超して当たり前だと思っているかもしれませんが…。

期限を設定して仕事を渡す人(例えば調査を出す人)からしたら、依頼先に期限を越されると自分の仕事も遅れてしまうからたまりません。

すなわち、期限を超すということは仕事相手にもストレスを与えます。

相手のことを思えば思うほど、遅れない…すなわち期限を意識しない仕事をしたいものです。
期限を考えずに、とっとと仕事をやってしまうこと。

これが、「言い訳をする必要のない人生。」by武田先生。

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