速度向上のため付帯作業削減

電子化が進む世の中とはいえ、
まだまだ紙で作成された書類が必要な場面は多々。

その多くは「証拠品」として残されるもので、
後々必要になる場面では、すぐに取り出せることが大切。

あれも残したい、これも残したい…ってなると、
無尽蔵に保管場所が増加するから、やっかいです。
極力、使い終わった書類は捨てるべしですが、
証拠品として保管すべき書類が多すぎる場合は…どうするか。

同じことはサーバーや自分のパソコンに保管するデータにも言えることで、
フォルダの作り方ってのは、仕事の進め方、進める速度に直結。
もちろん、中身のデータが最も重要ですが、
データ蓄積が進むと、それを取り出す工数も、無視できない規模に。

最初に、どのようにカテゴライズしてフォルダツリーを構成し、
データを仕舞っていくか、仕事が出来る人のフォルダツリーを見ると、
なるほどなぁ～と思うことが多々あります。

１．付加価値を作り出す「主作業」
２．付加価値を生まないが必要な作業「付随作業」
３．付加価値に全く関係の無い作業「ムダ」

仕事に費やすことができる時間は有限。

３は完全に排除するように取り組み、
２に要する時間をできるだけ削減する。

データを取り出すという作業は２に当たります。
要する時間を削減するための、整理整頓。
整理整頓時間＜データ取り出し時間の場合は、
フォルダツリーの整理整頓に取り組む価値あり。

今は「検索」という方法もあります。
検索アルゴリズムの進化で、どこかに行ってしまったファイルも、
見つけやすくなりました。

が！

紙媒体の書類の場合は、検索文字列を入力して…
というわけにはいきません。

書類をファイルに綴った場合、本棚に整理されるのがほとんどですが、
その際、目に入るのは…

背表紙。

データで言えば、最下層のフォルダ名もしくは、もう一つ上の階層にあたる。

背表紙の名前の付け方は、仕事の速さに直結すると感じます。
誰にでもわかりやすく、自分も直感的に内容把握できて、
さらにカテゴライズもされている状態の背表紙名。

しばし、頭をひねる必要があります。
自分が気をつけているポイントはいくつかあって、

まずは、背表紙の文字数。
ファイルに綴じる場合、何かに関連する情報をまとめて綴るわけなので、
「○○関係」の「関係」という文字は不要。

限られた背表紙というスペースに、目に入る情報を減らすためにも、
不要な文字はできるだけ記載したくない。

背表紙名が現す内容の範囲が広すぎる場合、
中を見てみないと何が入っているかわからなので、
1冊で納まるボリュームのカテゴリ名を付随させる。

数年後の自分（もしくは他人）が探しやすいだろうなぁと思う範囲で、
ファイル綴りの中も仕切り紙や付箋でカテゴライズ。

背表紙を複数行で記載できる場合は、
メインカテゴリ、サブカテゴリ、タイトルのようにして
フォントサイズで強弱を付ける。

こうして考えると、紙だろうとデータだろうと、
整理整頓の仕方は全く同じに見えてくるはず。

十把一絡げに、こうすれば良いというわけではありませんが、
自分の周りにある書類の背表紙やフォルダ名、
ちょっと気にかけて見てみてはいかがでしょうか。

かなり、自分の個性が表れています。

紙なら背表紙、データならフォルダ名。
直感で付けるのではなく、少し頭をひねって他の資料との関連性を踏まえて考えてみると
仕事が早くなった気がします！いや、なります。マジで。

工場ラインの2Sや、サイクルタイム削減を考えているような気分になってきました。